Смогу написать деловое письмо на сто с лишним слов: поставить тему без глагола, выбрать обращение и прощание, сослаться на прежнюю договорённость, попросить о чём-то к названному сроку, указать на приложение и вежливо напомнить о себе.
Деловое письмо: тема, просьба, срок
Деловое письмо: тема, просьба, срок
Получатель решает по теме, читать ли письмо сейчас или через неделю. Поэтому Betreff — без глагола, три-шесть слов, с номером договора или датой. Всё остальное идёт в текст письма.
Каркас: обращение • ссылка на прежний контакт (Wie vorab besprochen, …) • дело и просьба • срок • указание на приложение • прощание. Раскладка — в таблице рядом. Правило письма: одна просьба — один абзац.
Незнакомому адресату — Sehr geehrte Damen und Herren, известному — Sehr geehrte Frau Hoffmann — после запятой обращения письмо идёт со строчной буквы: Sehr geehrte Frau Hoffmann, ich schicke Ihnen die Unterlagen. Прощание одно, без знака в конце — Mit freundlichen Grüßen.
Срочность называют словом: vorab — до основного письма, umgehend — сразу же, zeitnah — в ближайшие дни, erneut — повторно, когда ответа нет. Сам срок называют прямо: bis spätestens Freitag. Связки zunächst, darüber hinaus, abschließend ставят по одному разу и не подряд.
Так неправильно:
• NOT «Sehr geehrte Frau Hoffmann, Ich schicke Ihnen die Zahlen» — после запятой строчная буква.
• NOT «Hallo Firma Wagner» в первом письме в фирму — Sehr geehrte Damen und Herren,
• NOT «Ich brauche die Antwort schnell» — Ich bitte Sie um eine Antwort bis spätestens Freitag.
• NOT «Im Anhang finden Sie die Rechnung im Anhang» — приложение названо один раз.
Устройство делового письма
Одна просьба — один абзац; приложение названо один раз.
| Часть письма | Что в ней стоит | Пример |
|---|---|---|
| Betreff | дело в трёх-шести словах, без глагола | Rückfrage zum Vertrag vom zehnten Mai |
| Anrede | имя получателя известно или нет | Sehr geehrter Herr Wagner, |
| Ссылка на прежний контакт | напоминает, о чём уже говорили | Wie vorab besprochen, bekommen Sie heute den Vertrag. |
| Дело и просьба | одна просьба — один абзац | Ich bitte Sie um Ihre Unterschrift bis Donnerstag. |
| Приложение | названо один раз | Im Anhang finden Sie die Rechnung. |
| Прощание | одна формула, без точки | Mit freundlichen Grüßen |
Обращение и прощание
После запятой обращения письмо продолжается со строчной буквы.
| Ситуация | Обращение и первая строка | Прощание |
|---|---|---|
| имя получателя неизвестно | Sehr geehrte Damen und Herren, ich schreibe wegen unserer Bestellung. | Mit freundlichen Grüßen |
| имя получателя известно | Sehr geehrte Frau Hoffmann, vorab danke ich Ihnen. | Mit freundlichen Grüßen |
| так в первом письме в фирму нельзя | нет: Hallo Firma Wagner | нет: Liebe Grüße |
Насколько срочно: четыре слова
Русское «срочно» покрывает все четыре; в письме это четыре разных обещания.
| Слово | Когда именно | Пример |
|---|---|---|
| vorab | до основного письма | Vorab bekommen Sie den Termin. |
| umgehend | сразу же, в тот же час | Der Kundendienst hat umgehend reagiert. |
| zeitnah | в ближайшие дни | Der Kundendienst antwortet zeitnah, spätestens jedoch bis Freitag. |
| erneut | повторно, когда ответа нет | Bei der zweiten Lieferung gab es erneut einen Fehler. |
Lesson notes
Деловое письмо: тема, просьба, срок
Получатель решает по теме, читать ли письмо сейчас или через неделю. Поэтому Betreff — без глагола, три-шесть слов, с номером договора или датой. Всё остальное идёт в текст письма.
Каркас: обращение • ссылка на прежний контакт (Wie vorab besprochen, …) • дело и просьба • срок • указание на приложение • прощание. Раскладка — в таблице рядом. Правило письма: одна просьба — один абзац.
Незнакомому адресату — Sehr geehrte Damen und Herren, известному — Sehr geehrte Frau Hoffmann — после запятой обращения письмо идёт со строчной буквы: Sehr geehrte Frau Hoffmann, ich schicke Ihnen die Unterlagen. Прощание одно, без знака в конце — Mit freundlichen Grüßen.
Срочность называют словом: vorab — до основного письма, umgehend — сразу же, zeitnah — в ближайшие дни, erneut — повторно, когда ответа нет. Сам срок называют прямо: bis spätestens Freitag. Связки zunächst, darüber hinaus, abschließend ставят по одному разу и не подряд.
Так неправильно:
• NOT «Sehr geehrte Frau Hoffmann, Ich schicke Ihnen die Zahlen» — после запятой строчная буква.
• NOT «Hallo Firma Wagner» в первом письме в фирму — Sehr geehrte Damen und Herren,
• NOT «Ich brauche die Antwort schnell» — Ich bitte Sie um eine Antwort bis spätestens Freitag.
• NOT «Im Anhang finden Sie die Rechnung im Anhang» — приложение названо один раз.